Vous avez eu un premier contact avec la Région pour échanger sur l’éligibilité de votre projet et celui-ci pourrait bénéficier d’une subvention dans le cadre du Programme européen régional FEDER/FSE+/FTJ 2021-2027 ? 

Avant de déposer votre demande de subvention, préparez votre dossier et portez attention aux éléments suivants.

Les éléments importants de votre dossier

• Description précise de votre projet 

• Plan de financement équilibré et marquage comptable : 

Les ressources prévues dans le cadre de votre projet doivent couvrir la totalité des dépenses effectuées. Le budget prévisionnel et le budget final doivent être équilibrés en ressources et en dépenses.

Pour assurer la traçabilité de l’aide versée, il est nécessaire de tenir une comptabilité qui identifie clairement les dépenses et les ressources directement liées à votre projet : tenir une comptabilité séparée ou utiliser des codes comptables appropriés pour toutes les transactions relatives à l’opération.

• Dépenses éligibles et justifiée

Les dépenses doivent être directement liées à l’opération et nécessaires à la mise en œuvre de votre projet. Elles respectent les catégories de dépenses éligibles et les modalités définies dans les fiches du Document de Mise en Œuvre (DOMO) et des appels à projets.  

Les dépenses sont éligibles si elles sont engagées et acquittées par le bénéficiaire, conformément au décret d’éligibilité des dépenses, dans une période définie. 

Attention : L’opération doit être réalisée au plus tard à la date de fin d’éligibilité des dépenses sauf prorogation accordée par l’autorité de gestion. Toutes dépenses non rattachées à la mise en œuvre du projet sera exclue de la base de calcul du montant de l’aide.

Toutes les dépenses doivent être justifiées par des documents comptables ou non comptables permettant de vérifier les montants effectivement réalisés lors de la demande de paiement.

Certaines dépenses doivent être justifiées sur la base de coûts réels par des pièces permettant d’attester la réalité des dépenses ou la réalisation effective de l’opération. 

Dans une optique de simplification, certaines dépenses définies par l’autorité de gestion dans le cadre des Options de coûts simplifiés (OCS) sont présentées sur la base de taux forfaitaire, montant forfaitaire et coût unitaire. 

• Trésorerie et cofinancement :

Il est essentiel de bénéficier d’une trésorerie permettant le préfinancement de votre projet. Le paiement de la subvention européenne s’effectue sur la base du remboursement des dépenses réelles, acquittées et certifiées. 

La subvention européenne est un cofinancement. Elle est attribuée à des projets autofinancés qui peuvent bénéficier d’autres financements privés ou publics. Les justificatifs de cofinancement devront être apportés dès le dépôt de la demande.

Attention : Une même dépense ne peut donner lieu à un double financement au titre des fonds européens.

• Indicateurs et résultats attendus 

L’autorité de gestion assure le suivi de la mise en œuvre du programme et de sa performance au moyen d’indicateurs. 

Lors de votre dépôt de demande d’aide, vous devez définir des valeurs prévisionnelles d’indicateurs pour montrer que votre projet répond aux objectifs du Programme européen régional FEDER/FSE+/FTJ 2021-2027. 

2 types d’indicateurs sont attendus :

1. Indicateur de réalisation afin de mesurer l’efficacité des actions menées dans le cadre de l’opération. Il est en lien direct avec les réalisations concrètes du projet : les livrables ;
2. Indicateur de résultat afin de mesurer l’impact des opérations soutenues sur les publics cibles.

• Préparer l’ensemble des pièces administratives à fournir :    

  • Dossier de demande d'aide ;
  • Document attestant la capacité du représentant légal ;
  • Délégation éventuelle de signature ;
  • IBAN/code BIC ;
  • Attestation de non-assujettissement à la TVA le cas échéant ;
  • Document attestant de l'engagement de chaque cofinanceur public (certifications des cofinanceurs ou lettres d'intention, conventions et/ou arrêtés attributifs) et privé le cas échéant.

Les pièces spécifiques selon les bénéficiaires

• Pour les collectivités et les organismes publics :

  • La délibération de l'organe compétent (ou pièce équivalente) de la collectivité territoriale ou de l'organisme public (s'il en est doté) approuvant le projet d'investissement et le plan de financement prévisionnel précisant l'origine et le montant des moyens financiers ;
  • Délégation éventuelle de signature ;
  • Attestation de régularité fiscale et sociale.

• Pour les entreprises :

  • Attestation de régularité fiscale et sociale ;
  • Extrait Kbis ou inscription au registre ou répertoire concerné ;
  • Rapport / compte-rendu d'activité ;
  • Dernière liasse fiscale complète de l'année écoulée ;
  • Pour les entreprises appartenant à un groupe : organigramme précisant les niveaux de participation, effectifs, chiffre d’affaires, bilan des entreprises du groupe ;
  • Bilans comptables ou comptes de résultat des 3 dernières années ou compte d'exploitation et bilan du dernier exercice clos (compte administratif pour les collectivités).

• Pour les associations :

  • Attestation de régularité fiscale et sociale ;
  • Statuts ;
  • Copie publication JO ou récépissé de déclaration en préfecture ;
  • Liste des membres du Conseil d'administration ;
  • Bilans comptables et comptes de résultat des 3 dernières années ;
  • Dernier compte-rendu d'activité.

• Pour les GIP : 

  • Si l'aide est supérieure à 23 000 € : copie de la publication de l'arrêté d'approbation de la convention constitutive ;
  • Convention constitutive ;
  • Dernier bilan et compte-rendu approuvés.